Doğal Kaynakların Sürdürülebilirliği: Elektronik Belge Uygulamaları

Çağımızda teknolojik gelişim baş döndürücü hızda gerçekleşmektedir. Birçok alanda uygulamaya konulan teknolojik uygulamalar ise günlük yaşantımızı oldukça kolaylaştırmaktadır. Öte yandan elde edilen yeni buluşların, insanlığa pozitif yönde katkılarının dışında, doğada sınırlı bulunan kaynakların korunması ve sürdürülebilir bir gelecek için oldukça önemli olduğu yadsınamaz bir gerçekliktir.

Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde; Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmesi zorunlu olan belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesine yönelik açıklamalar yapılmıştır. Özellikle elektronik belge uygulamalarında bütünlüğün sağlanması amacıyla hazırlanan tebliğde, mükellefler tarafından kullanılan belgelerin elektronik ortama taşınması süreci net olarak çizilmiştir. Yazımızda kaynakların verimli kullanılmasına dikkat çekmekle birlikte uygulamaya dönük bir örnek olarak e-Dekont sisteminden de kısaca bahsedeceğiz.

Teknolojik Değişime Uyum Sağlama Zamanı!

Ülkemizde özellikle son yıllarda, vatandaşları yakından ilgilendiren birçok hizmet ve ödevlerin yerine getirilmesi elektronik ortamlara taşınmıştır. Bu çerçevede bürokrasi azalmış, hem zamandan hem de kaynaklardan tasarruf edilmesi sağlanmıştır. Ancak yine de istenen noktaya ulaşamadığımız da bir gerçeklik olarak karşımızda durmaktadır. Hayata geçen uygulama ve hizmetleri hala kullanmayanlar olduğu gibi bu uygulamalar hakkında bilgisi olmayan vatandaşlarımız da mevcuttur.

Örneğin maliye idaresi olarak her geçen gün sisteme entegrasyonu artırılan, elektronik belge düzenleme ve belgelerin elektronik ortamda saklanması uygulamaları, başta kağıt olmak üzere ciddi oranda kaynak tasarrufuna ve fiziki ortamlarda gerçekleştirilen faaliyetlere doğrudan etkide bulunmuştur. Ancak hayata geçirilen elektronik uygulama ve hizmetlerin tüm vatandaşlar tarafından benimsenmesi oldukça kritiktir. Birçok mükellef, söz konusu uygulamalara katılmanın ihtiyari olduğu alanlarda istekli görünmemektedir.

Bu açıdan bakıldığında teknolojinin sunduğu tüm olanaklardan yararlanmak ve değişime ayak uydurmak hepimizi için önemli bir misyon olarak görülmelidir. Söz konusu uygulamalardan her bireyin üst seviyede faydalanması, bireysel olarak oldukça değerli olan zamanın, ülke ekonomisi ve gelecek nesiller içinse tükenebilir doğal kaynakların korunması anlamında katkı sağlayacaktır.

Özellikle geçmişten gelen alışkanlıklar gereği elektronik ortamda sunulan ve/veya işlem sonuçları elektronik ortamda gerçekleşen, ilgili kayıtları da bu ortamlarda uzun yıllar güvenle saklanabilen belgelerin mutlaka kağıt baskılarının istenmesi ve fiziki olarak talep edilmesi alışkanlıklarının mutlaka aşılması gerekmektedir. Elektronik ortamda imzalanan ve hükmi değeri tartışmaya konu olmayacak belgelerin fiziki baskılarının, elden ele tekrar dolaştırılmasının zaman, emek ve kaynak kaybı dışında getirisi bulunmamaktadır.

Elektronik Belge Uygulamalarına Bir Örnek: e-Dekont Uygulaması

Yakın zamanda yayınlanan bir haberde, Türkiye’de faaliyette bulunan önemli bankalardan birinin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulamaya koyulan e-Dekont sistemine dahil olacağını okuduk. Söz konusu adımın, sistemin yaygınlaşması ve diğer bankalara da örnek olması açısından oldukça önemli bir gelişme olduğu açıktır. Aynı zamanda bankacılık hizmetleri gibi vatandaşların yoğun olarak istifade ettiği bir alanda elektronik belge uygulamalarına geçilmesinin sağlayacağı kaynak tasarrufu ülke kaynaklarının etkin kullanımı açısından da oldukça değerlidir.

Dekont, 243 ve 246 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğlerinde, bankalar tarafından düzenlenecek belgeler arasında sayılmıştır. İlgili tebliğlere göre, bankalar tarafından düzenlenen dekontlar aynı zamanda fatura yerine geçmektedir. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen uygulama kapsamında ise bankalar tarafından kâğıt ortamda düzenlenen dekontun, elektronik ortamda düzenlenmesi imkanı getirilmiştir.

Elektronik olarak düzenlenen bu belgeler, aynı zamanda muhatabına talebi doğrultusunda elektronik veya kağıt ortamda iletilebilecektir. Diğer taraftan işlemleri ispat edici vesika niteliği taşıyan bu belgeler, elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebilecektir. Yani aslında e-Dekont yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt ortamdaki “Dekont” ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

Müşteriler İşlemlerinin Tamamlandığını Nasıl Görecek?

Daha önce de bahsettiğimiz üzere aslında e-Dekont uygulaması, var olan fiziki dekontların elektronik ortama aktarılması ve bu durumun avantajlarından faydalanmayı amaçlamaktadır. Hem kaynak tasarrufu sağlanması hem de operasyonel faaliyetlere kolaylık kazandırması sistemden yararlanan taraflar için sayılabilecek önemli avantajlardır.

Yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında kâğıt ortamda düzenlenen Dekontta bulunması zorunlu bilgiler, aynen e-Dekontta da yer alacaktır. Bu bilgilere ilaveten sorgulama ve doğrulama işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için dekont üzerinde bir de karekod veya barkod bulunacaktır. Bu sayede vatandaşlar işlemlerine ait doğrulamayı hızlı şekilde yapabilme imkanına kavuşacaktır.

Yasal düzenleme ve ilgili kurumların izin verdiği ölçüde bankalar tarafından döviz alım belgesi, döviz satım belgesi, vergi tahsil alındısı ile dekont işlevi gören diğer her türlü belgenin de elektronik ortamda e-Dekont olarak düzenlenmesi imkanı bulunmaktadır.

Düzenlenen ve elektronik sertifika ile imza altına alınan e-Dekont, muhatabın isteğine göre ıslak imzalı kağıt çıktısı ya da elektronik ortamda (e-posta, SMS vb. diğer iletim yöntemleri dâhil) iletimi ile teslim edilebilecektir. İşte bu noktada muhatapların elektronik uygulamaları kullanma kabiliyeti ve gayreti kağıt başta olmak üzere kaynakların tüketimini en aza indirgeyecektir. Kendisine e-Dekont düzenlenen mükelleflerin de muhafaza ve ibraz yükümlülükleri kapsamında, sahip oldukları elektronik belgelerin kağıt ortamında saklanan belgelerden herhangi bir farkı olmadığını kavraması ve işlemlerine bu şekilde yön vermesi oldukça mühimdir.

e-Dekont uygulaması, maliye idaresinin son yıllarda uygulamaya koyduğu elektronik belge türlerinden yalnızca bir tanesi olup, kanuni çerçevede düzenlenmesi gerekli diğer tüm belgelerin de elektronik ortamda düzenlenmesi, alınıp verilmesi ve saklanması, ülke kaynaklarının verimli kullanılması konusunda fevkalade değerlidir.